A. Definisi, Fungsi dan
Syarat Surat Resmi
1. Definisi
Surat adalah sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat
resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu.
a.
Ditinjau dari wujudnya
Surat adalah kertas bertulis yang
memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik
atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi/instansi.
b.
Ditinjau dari fungsinya
Surat adalah alat komunikasi dalam
jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.
2.
Fungsi
a. Alat untuk
menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan.
b. Alat bukti
tertulis, mis. surat perjanjian.
c. Alat untuk
mengingat, mis. surat yang diarsipkan
d. Pedoman kerja, mis.
surat keputusan dan surat perintah.
3. Syarat surat
resmi
Syarat-syarat surat yang baik
sebagai berikut:
a.
Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian
surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah
ditentukan
Pengetikan yang betul, jelas,
bersih dan rapi
Pemakaian kertas yang sesuai
dengan:
Ukuran
: kuarto berukuran 21x29 cm
Jenis
: HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan
Warna
: putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda
kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
b.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua pihak, yaitu:
Penerima dapat memahami isinya
dengan tepat dan tidak ragu-ragu
Pengirim memperoleh jawaban secara
cepat apa yang dikehendakinya
c. Bahasa yang
digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
d. Bahasa surat
haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing
yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya
yang kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat
dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa
yang:
1) Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas,
mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pemakaian kata-katanya maupun
kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim
2) Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih
tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan
kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.
3) Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar,
tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.
4) Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa
sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
a) Kalimat
bervariasi
b) Menggunakan
kata-kata yang sopan atau halus
c) Menggunakan
kata sapaan atau kata ganti
d) Menggunakan
kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
5) Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan
perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.
Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan
1) Kalimat bervariasi
2) Paragraph induktif
3) Gaya bahasa
e.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
a) Memahami
kedudukan masalah yang dikemukakan.
b) Memahami
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
c) Mengetahui
posisi dan bidang tugasnya.
d) Hal-hal lainnya yang
berkaitan dengan ketatausahaan.
B.
Bagian-Bagian Surat:
1.
Kepala surat atau kop surat (alamat dan informasi pengirim)
Tanggal surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Tubuh surat, meliputi pembuka
surat,isi surat dan penutup surat
Salam penutup
Nama perusahaan atau organisasi
Tanda tangan dan nama terang
penanggung jawab surat
Tembusan atau tindasan
Inisial
Stempel perusahaan atau organisasi
Berikut adalah Keterangan
Bagian-bagian Surat:
1. Kepala Surat
Untuk mempermudah mengetahui nama
dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain, seperti badan, organisasi
atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan
dicetak dalam bentuk yang menarik.
Bagian kepala terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi
atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada),
faksimili (bila ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos
(bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor
telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang
(bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari
organisasi atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala surat untuk swasta dibuat
bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada
ketentuan tersendiri.
Catatan:
1) Nama instansi jangan
disingkat, misalnya Biro Diklat, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan
Pelatihan, Badan Bimbingan Masyarakat.
2) Kata jalan hendaknya
jangan disingkat menjadi Jln. Atau Jl., tetapi Jalan.
3) Kata telepon
hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan
jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
4) Kata kotak pos
hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos
atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. BOX atau Office Box.
5) Kata alamat kawat
hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable
Address.
6) Kata telepon dan
kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan
nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga
angka karena bukan merupakan suatu jumlah.
contoh:
Telepon: 489.655.8
seharusnya Telepon 4896558
Kotak Pos: 265.5
seharusnya Kotak Pos 2655
2.
Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat,
maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal,
bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
28 Februari 2010
30 Agustus 2010
Catatan:
a) Nama
bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis
dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau
November, bukan Jan., Feb., Agt., atau Nov.
b) Nama bulan
hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari,
Nopember.
c) Setelah
penulisan angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik,
titik koma, titik dan garis hubung.
Contoh:
22-8-2010
seharusnya 22 Agustus 2010
3.
Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar
hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor
surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan
penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu
mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu
kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan
dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar
pada suatu periode tertentu
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu,
misalnya kwitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata
“lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.
Misalnya, lampiran : 2 (dua)
eksemplar atau 1 (satu) berkas.
Untuk surat bisnis ada 2 cara,
yaitu: a. di bawah nomor
a. atau di kiri
bawah
Catatan:
•
Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang
yang dilampirkan.
•
Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri
dengan tanda baca lain.
•
Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
Lampiran: 1 berkas seharusnya
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: 1 (satu) berkas seharusnya Lamp.: Satu
berkas
5. Hal atau
perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi,
baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok
atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata
“Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal,
dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
Kata hal diikuti tanda titik dua
disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah
dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaklah
dapat menggambarkan pesan yang ada dalam surat.
Penulisan perihal ada 3 cara,
yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b. Setelah penulisan selesai alamat
dalam
c. Setelah salam pembuka
Penulisan yang tidak dianjurkan
1) Hal : Permohonan Tenaga Pengajar
untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III
Kementerian A
2) Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK
SURAT
3) Hal : Perpanjangan Izin Mengajar
4) Hal : Permintaan Soal-soal Ujian
Penulisan yang dianjurkan
1) Hal : Permohonan tenaga pengajar
2) Hal : Penyeragaman bentuk surat
3) Hal : Perpanjangan izin mengajar
4) Hal : Permintaan soal ujian
6. Alamat yang
dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat
luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)
Ada dua cara penulisan nama orang
yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata
“Saudara, Bapak, Ibu”
b. Dengan menyebutkan secara resmi
jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan
nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
PT. Pos menyarankan agar dalam
menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos
agar memudahkan penyampaian surat. Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang ditujukan
kepada perorangan
Contoh:
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157
b. Alamat yang ditujukan
kepada nama jabatannya
Contoh:
Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307
Jakarta 13465
c. Alamat yang ditujukan
kepada nama instansi/perusahaan
Contoh:
Kepada PT. Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540
d. Alamat yang ditujukan kepada
pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Contoh:
Yth. Kepala Kanwil Dinas Pendidikan
Nasional Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung
e. Penulisan alamat dari
pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan
sebutan apapun
Contoh:
Yth. Direktur Utama PT Andalas
Jln. Soekarno Hatta 397
Bandar Lampung 35672
f. Penulisan alamat dengan
menggunakan u.p.
Contoh:
Yth. Direksi Bank Central Asia
u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A.
Direktur Perkreditan Plaza BCA, Lt.
XXI
Jln. Cassablanca 121
Jakarta 12103
g. Penulisan alamat yang
ditujukan kepada pemasang iklan
Contoh:
Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt
Jakarta 12005
atau
Kepada Po. Box. 405/Jkt
Jakarta 12005
7. Salam Pembuka
“Salam pembuka” atau salutasi
merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun, untuk surat
resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka
pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:
a. Dengan hormat,
b. Salam
sejahtera,
c. Saudara ……..
yang terhormat,
d. Bapak ……… yang
terhormat,
Salam pembuka untuk surat-menyurat
pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut.
Misalnya:
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam hormat,
8. Isi Surat
(tubuh surat)
Isi surat atau juga disebut tubuh
surat terdiri atas:
a. Alinea Pembuka
b. Isi Surat
c. Alinea Penutup
Keterangan:
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat
yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam
surat tersebut.
Contoh alinea pembuka pada surat
yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1) Dengan ini kami
beritahukan bahwa ……
2) Bersama ini kami
lampirkan …..
3) Kami mengundang …..
4) Sesuai dengan
pemberitahuan ….
5) Dengan sangat
menyesal kami beritahukan bahwa …..
6) Perkenankanlah kami
melaporkan
7) Menyambung surat
kami tanggal … No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian
kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Perkataan “bersama
ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau
dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1) Sehubungan dengan
surat Saudara tanggal …… No. ...
2) Membahas surat
Saudara tanggal….. No. ...
3) Memenuhi permintaan
Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4) Memperhatikan surat
Saudara tanggal ... No. ...
5) Surat Saudara
tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu..
b. Isi Surat
Isi atau pokok surat yang
sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta
atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk
menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat,
jelas, tepat dan hormat.
Hindari penulisan kalimat yang
panjang dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah
bahasa Indonesia yang baku. Misalnya, jangan sampai ada kalimat yang tanpa
subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang
baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi
sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya
mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
1) Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2) Kami berharap
kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih.
3) Sambil menunggu
kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4) Demikian laporan
kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5) Besar harapan kami
atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
Beberapa bentuk ketidakcermatan :
1) Atas perhatiannya,
diucapkan terima kasih.
2) Demikianlah harap
maklum.
3) Demikian, atas
perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.
4) Sambil menunggu
kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih
atas perhatian dan kerja samanya yang baik selama ini.
5) Demikian agar
petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
6) Demikian
pemberitahuan kami dan atas perhatian serta kerja sama Saudara, disampaikan
terima kasih.
Perbaikan
1) Atas perhatiannya
(Saudara/Bapak), (kami) diucapkan terima kasih.
2) Demikianlah harap
maklum à Atas perhatian Saudara/Bapak, kami
ucapkan terima kasih.
3) Demikian, atas
perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih à
Atas perhatian dan kerja sama Saudara/Bapak, kami ucapkan terima kasih.
4) Sambil menunggu
kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih
atas perhatian dan kerja samanya yang baik selama ini à
Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima
kasih.
5) Demikian agar
petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya à
Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan
sebaik-baiknya.
6) Demikian
pemberitahuan kami dan atas perhatian serta kerja sama Saudara, disampaikan
terima kasih à Atas perhatian dan kerja sama
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
9. Salam Penutup
Fungsi salam penutup ialah untuk
menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
1) Hormat saya,
2) Hormat kami,
3) Salam kami,
4) Salam takzim
5) Wassalam,
Pada surat dinas pemerintah tidak
dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau
kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini
di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh:
Kepala Biro Kepegawaian
Muhammad Sulaiman
NIP. 19660818 198712 1 001
10.
Tandatangan & Nama Terang Penanggung Jawab Surat
Surat ditandatangani oleh pejabat
yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang. Surat yang
ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak
berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu
dicantumkan NIP. Fungsinya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap
departemen. Jabatan Penanggung jawab Surat
U/ surat niaga, biasanya di bawah
nama terang penanggung jawab surat dicantumkan pula jabatan dari penanggung
jawab tersebut.
Pencantuman jabatan penanggung
jawab ini, selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan, juga
dimaksudkan u/ menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangannya.
11. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;)
surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada
kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi
Jawa Tengah
2. Gubernur Jawa Tengah
3. Walikota Semarang
4. Arsip
Atau
cc.: 1.
2.
a.
Inisial
Inisial atau singkatan biasanya
diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat
tersebut.
Biasanya hal ini hanya dipakai pada
surat niaga.
Fungsinya untuk mengetahui siapa
konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya sehingga bila di kemudian
hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
Contoh: HA/Er
HA singkatan nama pengonsep Hidayah Asmuni
Er singkatan nama pengetik Erwin
C. Penggolongan Surat :
a. Berdasarkan wujud surat.
- Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.
- Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.
- Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.
- Surat bersampul Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.
b. Berdasarkan isi surat:
- Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara
- Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan
- Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi
- Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan
- Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram
- Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo
- Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas
- Surat Pernyataan Surat Kuasa
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
- Surat Bisnis
- Surat Permintaan Barang
- Surat Penawaran
- Surat Pemesanan
- Surat Penolakan Pesanan
- Surat Pengiriman
- Surat Perjanjian
Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
- Surat Lamaran Kerja
- Surat Ucapan Selamat
- Surat Ucapan Terima Kasih
- Surat Ucapan Permintaan Maaf
- Surat Ucapan Belasungkawa
- Surat Ucapan Persahabatan
c. Berdasakan kepentingannya:
Surat Dinas.
Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
Surat Niaga atau Surat Bisnis.
Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)
Surat Pribadi.
Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi,misalnya Surat Lamaran Kerja.
d. Berdasarkan jumlah penerimanya.
Surat Biasa.
Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.
Surat Edaran.
Surat yang dikirimkan untuk beberapa orang atau instansi, namum masih terbatas.
Pengumuman.
Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.
e. Berdasarkan keamanan isinya.
Surat Biasa.
Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.
Surat Rahasia.
Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.
Surat Sangat Rahasia
Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.
f. Berdasarkan cara penyampaiannya.
Surat Biasa
Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera.Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.
Surat Segera.
Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.
Surat Sangat Segera.
Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.
a. Berdasarkan wujud surat.
- Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.
- Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.
- Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.
- Surat bersampul Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.
b. Berdasarkan isi surat:
- Surat Undangan Surat Pengumuman Surat Berita acara
- Surat Pengantar Surat Peringatan Surat Laporan
- Surat Pemberitahuan Surat Permohonan Ijin Surat Rekomendasi
- Surat Permohonan Bantuan Surat Perintah Surat Balasan
- Surat Keterangan Surat Perjanjian Surat Telegram
- Surat Tugas Surat Keputusan Surat Memo
- Surat Edaran Surat Pengusulan Nota Dinas
- Surat Pernyataan Surat Kuasa
Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
- Surat Bisnis
- Surat Permintaan Barang
- Surat Penawaran
- Surat Pemesanan
- Surat Penolakan Pesanan
- Surat Pengiriman
- Surat Perjanjian
Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
- Surat Lamaran Kerja
- Surat Ucapan Selamat
- Surat Ucapan Terima Kasih
- Surat Ucapan Permintaan Maaf
- Surat Ucapan Belasungkawa
- Surat Ucapan Persahabatan
c. Berdasakan kepentingannya:
Surat Dinas.
Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
Surat Niaga atau Surat Bisnis.
Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)
Surat Pribadi.
Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi,misalnya Surat Lamaran Kerja.
d. Berdasarkan jumlah penerimanya.
Surat Biasa.
Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.
Surat Edaran.
Surat yang dikirimkan untuk beberapa orang atau instansi, namum masih terbatas.
Pengumuman.
Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.
e. Berdasarkan keamanan isinya.
Surat Biasa.
Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.
Surat Rahasia.
Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.
Surat Sangat Rahasia
Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.
f. Berdasarkan cara penyampaiannya.
Surat Biasa
Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera.Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.
Surat Segera.
Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.
Surat Sangat Segera.
Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.
Contoh Format Surat Lamaran Kerja Bahasa Indonesia
Yang Baik
Jakarta, 29 November 2010
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada Yth.,
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Gilland Ganesha
Jl. Raya Kebon Durian No. 11
Jakarta Timur
Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Gilland Ganesha
Jl. Raya Kebon Durian No. 11
Jakarta Timur
Dengan hormat,
Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT.
Gilland Ganesha, seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 27 November
2010. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT.
Gilland Ganesha.
Data singkat saya, seperti berikut ini.
Nama
Tempat & tgl. lahir Pendidikan AkhirAlamat Telepon, HP, e-mail Status Perkawinan |
: Benny Kasmanto
: Bukit Tinggi, 19 Februari 1976 : Sarjana Manajemen Universitas Islam As-Syafi’iyah (UIA) – Jakarta (Konsentrasi Manajemen Pemasaran) : Perum Bumi Sentosa Blok A.5 Bekasi : 021 – 87914990, 0815 965 5695, benny_kas07@yahoo.co.id : Menikah |
Saya memiliki kondisi kesehatan
yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun
tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki
kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan
menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti
Excel, Word, Acces, PowerPoint, OutLook, juga internet,
maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris.
Saat ini saya bekerja sebagai staff
Marketing di PT. Hilmy Finance. Saya senang untuk belajar, dan dapat bekerja
secara mandiri
maupun dalam tim dengan baik.
Sebagai bahan pertimbangan, saya
lampirkan :
Daftar Riwayat Hidup.
Foto copy ijazah S-1 dan transkrip
nilai.
Foto copy sertifikat
kursus/pelatihan.
Pas foto terbaru.
Saya berharap Bapak/Ibu bersedia
meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat
menjelaskan secara lebih terperinci tentang potensi diri saya.
Demikian surat lamaran ini, dan
terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat saya,
Benny Kasmanto
C. Macam-Macam Bentuk Surat:
1.
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
2.
Bentuk Lurus (Block Style)
3.
Setengah Lurus (semiblock style)
4.
Semiblok termodifikasi (modified semiblock)
5.
Bentuk Lekuk (Indented Style)
6.
Bentuk Resmi (Official Style)
7.
Bentuk Resmi Gaya Baru (New Official Style)
8.
Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Definisi,
fungsi dan syarat surat resmi
a. Definisi
Surat adalah sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat
resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu.
b. Fungsi
Surat adalah alat komunikasi dalam
jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.
c. Syarat surat
resmi
1) Surat harus disusun
dengan teknik penyusunan surat yang benar
2) Isi surat harus
dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisi
3) Bahasa yang
digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik
tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
4) Bahasa surat
haruslah efektif.
2.
Bagian-Bagian Surat:
a)
Kepala surat atau kop surat (alamat dan informasi pengirim)
b)
Tanggal surat
c)
Nomor surat
d) Lampiran
e)
Hal atau perihal
f)
Alamat yang dituju
g)
Salam pembuka
h)
Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat
i)
Salam penutup
j)
Nama perusahaan atau organisasi
k)
Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat
l)
Tembusan atau tindasan
m) Inisial
n)
Stempel perusahaan atau organisasi
3.
Macam-Macam Bentuk Surat:
a) Bentuk Lurus
Penuh (Full Block Style)
b) Bentuk Lurus (Block
Style)
c) Setengah Lurus
(semiblock style)
d) Semiblok
termodifikasi (modified semiblock)
e) Bentuk Lekuk
(Indented Style)
f) Bentuk Resmi
(Official Style)
g) Bentuk Resmi Gaya
Baru (New Official Style)
h) Alinea Menggantung
(Hanging Paragraph)
DAFTAR REFERENSI
- Soedjito, dan Solchan TW. 2004.
Surat-Menyurat resmi Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
- Sudarsa, Caca dkk. 1992.
Surat-Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa.
- Pusat Perencanaan Perum Pos dan
Giro. 1998. Kode Pos Alamat Indonesia. Jakarta: Perusahaan Umum Pos dan Giro.
-
http://kangocim.com/2011/04/24/contoh-format-surat-lamaran-kerja-bahasa-indonesia-yang-baik.html
Las Vegas Casino & Hotel Map | 14 Fremont Street
ReplyDeleteLas Vegas 평택 출장안마 Casino 광주광역 출장안마 & 전라북도 출장샵 Hotel. 공주 출장마사지 MapYRO 이천 출장샵